La facture électronique est une méthode de facturation qui permet de transmettre des factures sous format électronique, plutôt que sous format papier. Elle offre de nombreux avantages, notamment en termes de gain de temps, de réduction des coûts et de sécurisation des échanges.
Toutefois, le passage à la facture électronique peut sembler intimidant voire même insurmontable pour les entreprises qui n’ont pas l’habitude de ce mode de fonctionnement !
Pourtant, certaines la pratiquent déjà : en effet depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises qui émettent des factures à l’intention des collectivités publiques sont tenues de les transmettre en format électronique : elles utilisent la plateforme Chorus Pro.
Comme dans tout changement structurel et fonctionnel, il est important de se faire accompagner par un professionnel pour réussir cette transition en toute sérénité.
AXN Informatique, facilitateur de la transition à la facture électronique
AXN informatique, prestataire informatique basé à Blois, à Montoire et à Tours, propose un accompagnement à 360 degrés pour le passage à la facturation électronique, pour tout type d’entreprise, de l’artisan à la PME de 300 salariés. Dans cet article, nous vous donnons :
- les informations clés à savoir sur la facture électronique
- des conseils pour vous préparer à la facture électronique
- les prochaines dates d’échéance en fonction de votre situation.
En 2011, c'était la télé-déclaration de TVA, en 2014, l'obligation du FEC (Fichier d'Écritures Comptables), en 2017, la DSN (Déclaration Sociale Nominative), en 2018, le RGPD, en 2020 l'explosion du télétravail, Chorus Pro...
Les informations clés de la facturation électronique
Avant d’entrer dans le vif du sujet, il convient de rappeler les enjeux de cette réforme (car oui, il y a quand même des avantages pour les entreprises) et les grands principes de ce nouveau système.
Les objectifs de la réforme de la facture électronique
Cette loi de 2022 prévoit l’obligation de facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France. Attention, une facture électronique n’est pas une facture dématérialisée !
Cette obligation poursuit plusieurs objectifs :
- Renforcer la compétitivité des entreprises grâce à l’allègement de la charge administrative, à la diminution des délais de paiement et aux gains de productivité résultant de la dématérialisation,
- Simplifier les obligations déclarations des entreprises en matière de TVA
- Améliorer la détection de fraude,
- Améliorer la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises.
Les obligations imposées par la réforme et les outils pour s'y conformer
- Le « e-invoicing » : obligation d’émettre et de recevoir ses factures au format électronique.
Ce format est appelé Factur-X, il s’agit d’une retranscription des informations de votre facture PDF en langage « XML ». Ce langage sera commun à toutes les factures et pourra être lisible informatiquement. Il prévoit notamment des champs « par défaut » comme le n° de SIRET.
Pour générer des factures dans ce format, il n’y a pas de mystère : seul un logiciel en est capable ! On le qualifie « d’opérateur de dématérialisation ». Si vous utilisez déjà un logiciel de gestion commerciale et de facturation, vérifiez qu’il est conforme avec le format Factur-X.
Si vous générez vos factures avec Excel, Word ou autre solution manuelle ne générant pas de format XML : nous vous recommandons de vous rapprocher d’un professionnel de l’informatique comme AXN qui, après un diagnostic de vos process, saura vous guider dans l’adoption de la meilleure solution possible.
En résumé, la première obligation impose d’utiliser un logiciel de gestion commerciale ou de facturation conforme, générant des factures au format Factur-X .
- Le « e-reporting » : obligation de transmettre ses données de facturation et de règlement à l’Administration fiscale.
Cette obligation consiste à déposer votre facture sur un portail / une plateforme agrée par l’État avec objectif que l’administration récupère les informations dans le cadre de la lutte contre la fraude.
Comme expliqué précédemment, cette obligation s’applique déjà, depuis le 1er janvier 2020, aux entreprises qui commercent avec l’Administration : elles doivent déposer leur facture sur une plateforme nommée Chorus-Pro.
Avec la réforme, cette obligation s’appliquera pour toutes les factures : de professionnels à professionnels (B to B), et de professionnels à particuliers (B to C).
En résumé, cette seconde obligation nécessitera de choisir une plateforme de e-reporting, sur laquelle vos factures seront déposées automatiquement par votre logiciel de facturation. Il pourra s’agir du Portail Public de Facturation (gratuit et gérée par l’État – PPF) ou de Plateformes de Dématérialisation Partenaires (plateformes privées payantes – PDP).
Pourquoi uniquement des plateformes privées payantes ?
Le gouvernement Français a décidé d’abandonner la plateforme publique de facturation et pour justifier cette décision, le ministère souligne que plus de 70 Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) ont déjà été immatriculées (Octobre 2024) sous réserve, conformément au décret du 25 mars 2024.
Il existe des PDP gratuites mais elles présentent certaines limitations par rapport aux plateformes payantes. Cependant elles peuvent être suffisantes dans le cadre de TPE et Micro-entreprises.
Comment se préparer à la facture électronique ?
Une bonne préparation est indispensable pour éviter les erreurs et les problèmes techniques, et aborder cette transition sereinement. En tant que partenaire informatique, AXN vous accompagne dans ce changement grâce à une expertise personnalisée de votre fonctionnement actuel, mais en attendant, voici quelques conseils pour vous aider à vous préparer :
- Vérifiez les réglementations en vigueur : les dates d’entrée en vigueur de la facture électronique varient en fonction de votre effectif et de votre chiffre d’affaires (voir ci-dessous). Quoi qu’il en soit, le calendrier de déploiement prévoient que toutes les entreprises assujetties à la TVA émettent leurs factures au format électronique en janvier 2026.
- Faites le point sur votre système d’information : avant de passer à la facture électronique, il est important de vérifier que votre système d’information est adapté à ce mode de fonctionnement. Votre prestataire informatique pourra vous aider à évaluer votre système et à le configurer pour recevoir et traiter les factures électroniques.
- Choisissez la solution adaptée à vos besoins : il existe de nombreuses solutions de facturation électronique sur le marché. Votre prestataire informatique pourra vous aider à y voir claire pour choisir la solution la plus adaptée à vos besoins et à votre budget !
- Formez votre personnel : il est important de former votre personnel à l’utilisation de la facture électronique. Votre prestataire informatique pourra organiser des formations adaptées à vos besoins pour assurer une transition en douceur.
Les prochaines dates d'échéance à respecter
En France, la facture électronique est obligatoire pour les entreprises qui travaillent avec le secteur public depuis le 1ᵉʳ janvier 2020. Pour les autres entreprises, l’échéance dépend de leur taille :
Grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire (ETI) – Obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques à partir du 1ᵉʳ septembre 2026.
Petites et moyennes entreprises (PME) et micro-entreprises – Obligation d’émettre des factures électroniques à partir du 1ᵉʳ septembre 2027.
À noter que l’obligation de recevoir des factures électroniques s’appliquera à l’ensemble des entreprises dès le 1ᵉʳ septembre 2026.
La date initiale de janvier 2024 a été reportée au 1ᵉʳ septembre 2026, date à laquelle toutes les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques.
Peu importe la taille de votre entreprise, vous devrez, avant le 1ᵉʳ septembre 2026, choisir une plateforme de réception de factures électroniques. En effet, les grandes entreprises (Orange, Engie, etc.) auront l’obligation d’émettre leurs factures dans ce format à partir de cette date. Il est donc essentiel que leurs clients professionnels soient équipés d’une plateforme pour les recevoir.
À ce titre, les diverses plateformes agréées par l’État sont progressivement révélées depuis octobre 2024.
Il est important pour les entreprises de se préparer dès maintenant pour respecter ces échéances.
Bien que la facture électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises, en termes de coûts, de simplification et d’automatisation des processus, elle est aussi vécue comme un véritable bouleversement pour une majorité d’entreprises familiales et artisanales, pour lesquelles c’est tout un fonctionnement qui est à revoir.
Pour se préparer à la mise en place de la facturation électronique, il est essentiel de respecter quelques étapes clés, telles que l’évaluation des besoins de l’entreprise, la formation du personnel et surtout, le choix d’un prestataire informatique qui saura avoir une vue d’ensemble et vous accompagner dans cette nouvelle transition numérique.
